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GOBIERNO DE ESPAÑA

6 de Noviembre de 2017 en gobierno de españa

Proyecto de expurgo, limpieza, grabación e instalación de serie documental de correo


                                        

Hemos colaborado para el apoyo en estas tareas requeridas.

La documentación se ha enviado desde las oficinas en unidades de instalación de formato diverso (cajas de archivo, archivadores, cajas de mudanza de diversos tamaños, sobres y paquetes), por lo que el cálculo de su volumen es difícil de realizar. Es necesario ahora seleccionar los mensajes de los períodos concretos de unos años en concreto de los que no se han conservado, que son los que se van a preservar de forma definitiva en el Archivo, como continuación de la serie de Telegramas.  Las fases son:

  •  Ordenación de los documentos por entidad, en orden alfabético. Cuando los mensajes estén clasificados por tipo (p.e. reservados, secretos, en claro, etc.), se mantendrá esa clasificación. Dentro de estos grupos, los documentos irán ordenados cronológicamente.
  • Retirada de elementos perjudiciales para la documentación y que aumentan el volumen de cajas: carpetas de gomas, archivadores, carpetas y fundas de plástico, gomas, etc. y retirada de grapas y clips de los documentos.
  • Instalación de la documentación en carpetas, reuniendo en cada carpeta un grupo de documentos que sea cronológicamente coherente y tenga un volumen adecuado para su buena conservación y manipulación posterior. Las carpetas se instalarán en cajas normalizadas de archivo, y se numerarán de forma correlativa dentro de cada caja.
  • Descripción de la documentación a nivel de carpeta, tratando esta unidad como si fuera un expediente. En la descripción se indicará únicamente la serie documental, el tipo de mensaje de que se trata, si procede, y las fechas extremas de los documentos contenidos en la carpeta. Esta información se volcará en una base de datos proporcionada por el Archivo General.
  • Signaturización y etiquetado de las cajas.


Última actualización 15/11/2017 18:23:10

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