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GOBIERNO DE ESPAÑA

22 de Marzo de 2019 en expurgo, archivo, conservación de fondos, base de datos documental, acceso al documento, inventariado de fondos, descripción, consultoría, automatización, servicios documentales, ministerio de hacienda

Propuesta de calendario de conservación de procedimientos administrativos


La Norma Técnica de Interoperabilidad Política de gestión de documentos electrónicos (BOE núm. 178, de 26 de julio de 2012) establece los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos por parte de las Administraciones públicas en el marco de la Administración electrónica, incluyendo los aspectos relacionados con su implantación práctica, con la identificación de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos, así como con los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.

El personal técnico es responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental. Esta categoría incluye tanto a archiveros y expertos en gestión documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de aplicaciones.

Uno de los ámbitos de este Plan de Transformación digital está íntegramente dedicado al Archivo electrónico del Ministerio, para cuya gestión se hace imprescindible la elaboración de instrumentos de control documental como el cuadro de clasificación funcional y el calendario de conservación.

Especialmente para la elaboración del calendario de conservación se necesita recabar información de las unidades de tramitación relativa a determinados aspectos de los procedimientos administrativos de su competencia. Estos datos pasarán a completar la descripción de los procedimientos en las herramientas ACTUA y SIA, con información acerca de los plazos de prescripción de los expedientes resultantes de la tramitación, así como, en su caso, sobre las restricciones de acceso a los mismos, etc., que será de importancia crucial a la hora de diseñar una estrategia tecnológica de conservación de la documentación conservada en los repositorios electrónicos, y de definir la política de acceso a los mismos.

Trabajo de campo:

Entrevista con las unidades productoras, a través de una persona o punto de contacto que se les facilitará desde la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, con el objeto de recabar de cada serie documental por ellas tramitada la siguiente información:

  • información que sustente una propuesta concreta y justificada de establecimiento de los valores primarios (administrativo, jurídico, fiscal…) de cada serie documental procedimiento que se tramita en cada una de las unidades, indicando los plazos de su caducidad.
  • información que sustente una propuesta concreta y justificada acerca del acceso a esos expedientes, que permita adoptar criterios ante una petición de derecho de acceso por parte de terceros.

Esquema de proceso: Identificación, y valoración y descripción

Identificación: Proceso que determina el origen orgánico, funcional y los atributos que dan identidad a una serie documental.

Valoración: Proceso que consiste en determinar los valores administrativo, legal-jurídico e informativo de los documentos de una serie, para determinar su selección con vistas a su conservación definitiva o su eliminación.

Descripción: Procesos que de forma secuencial, determinan el destino final de las series documentales, es decir, la conservación total o parcial o la eliminación.


Última actualización 13/03/2019 17:34:31

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