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MINISTERIO DE ECONOMÍA

9 de Septiembre de 2015 en servicios administrativos, ministerio de economía, archivo, proceso técnico, inventariado de fondos, descripción, consultoría, automatización, servicios documentales

Tratamiento de choque en archivo


Informe de situación:

La documentación está depositada en varias dependencias, y por falta de espacio y de personal especializado no está normalizado su tratamiento. La documentación aparece instalada en cajas de archivo definitivo, en su mayor parte, y también en legajos, carpetas y carpetas colgantes, o en cajas, colocadas en estanterías y compactos. No hay una estimación total en número de cajas, expedientes o metros lineales del volumen existente.

Hay relaciones de entrega de las unidades que han realizado transferencias al archivo, pero no han elaborado un cuadro de clasificación. Hay fichas de papel con alfabético para localizar los expedientes de personal.

Aunque no están identificadas las series documentales, la documentación aparece asociada a la oficina productora, y está más o menos agrupada por tipos documentales en los diferentes depósitos.

No hay signatura con número correlativo en las unidades de instalación, sino que en función del tipo documental, se reflejan intervalos numéricos en base a las relaciones de entrega u otro tipo de datos, mezclándose físicamente diferentes fondos por la limitación de espacio.

La documentación cuenta con un mínimo tratamiento y conocimiento del contenido, así como de su ubicación exacta que permita su localización de manera rápida y efectiva.

 

Objetivos:

El objeto del contrato es el tratamiento de la documentación del archivo central del cliente para la descripción del mayor número de expedientes ubicados en el mismo en una aplicación informática que permita el control, conocimiento e inventario de los fondos existentes y una rápida localización por parte del personal del organismo para poder dar respuesta a los requerimientos documentales al centro.

Este objetivo se alcanzará mediante el establecimiento de un sistema archivístico que garantice la correcta gestión de documentos, fondos y colecciones, producidos o reunidos en el ejercicio de las funciones atribuidas al organismo. La cuestión es mejorar la gestión documental y de archivo y permitir una adecuada organización de su patrimonio documental para optimizar el tiempo y los recursos que la organización emplea; asegurar la transparencia a la hora de proporcionar respuestas a requerimientos de los ciudadanos o a las demandas de orden judicial o administrativo, y preservar mejor la memoria colectiva de la organización.

 

Los trabajos a desarrollar por la empresa incluyen:

 

- Determinación del fondo a tratar

- Localización de los expedientes del fondo a tratar

- Traslado desde su ubicación inicial al lugar de trabajo

- Identificación de los expedientes

- Grabación de datos

- Encajado de nuevo en el soporte normalizado, codificado y numerado de manera individual 

- Reubicación en su lugar inicial

- Control de calidad

- Carga de datos en aplicación informática.

 

Los registros informáticos de los expedientes del archivo deben incluir como mínimo los siguientes campos descriptivos:

 

- Serie documental

- Signatura definitiva de unidad de instalación

- Número de expediente

- Fecha única o inicial y final

- Título

- Alcance y contenido, si procede

- Signatura antigua si procede

- Observaciones

 

La herramienta seleccionada por el cliente ha sido:

Sharepoint puede ser usado como una biblioteca de documentos o biblioteca documental. Una biblioteca documental es como una base de datos de ficheros, pero cualificada por múltiples atributos (columnas) totalmente flexible, que deriva ágilmente en una gran cantidad de funcionalidad asociada.

 

La biblioteca documental cualificada por múltiples atributos (como cliente, persona, usuario creador, usuario modificador, fecha modificación, relevante, última actividad asociada en otro sistema relacionado permite filtrar, ordenar, clasificar y navegar por múltiples vistas y configuraciones.


Última actualización 05/04/2016 13:22:38


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