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Los documentos y otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos documentos y hasta su final destrucción o almacenamiento permanente.

La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.

La disciplina que se ocupa de este ciclo de vida se denomina Enterprise Content Management -ECM-, o gestión documental, como se le conoce en castellano. El ECM es un universo que comprende muchas otras disciplinas que tradicionalmente se han encargado por separado del manejo de los contenidos digitales empresariales en cada una de sus fases. Estas fases se conocen como: Captura, Gestión, Almacenamiento, Preservación y Distribución.


Captura: Se refiere a la entrada de documentos en el sistema de información. Cuando la captura es inteligente se obtiene información automática de los documentos antes de que entren al sistema.

Gestión: Implica el movimiento y la circulación de los documentos, así como la explotación y utilización de la información contenida en ellos.

Almacenamiento: Esta fase se refiere a dónde se guardan los documentos o contenidos digitales y la capacidad que tenemos para recuperarlos.

Preservación: Se trata de la conservación y archivo a largo plazo de los contenidos digitales.

Distribución: Se trata de la integración del sistema ECM con el resto de aplicaciones de negocio o con el sistema completo de información de la empresa. Son los mecanismos que tenemos a disposición para hacer llegar el contenido a quienes tenga que llegar y a través de los medios adecuados.

 

Algunas de las funcionalidades son:

 

Captura de contenidos: Athento puede adquirir documentos desde diversas fuentes sin necesidad de la intervención de personas.

Identificación y clasificación de documentos:

Athento puede reconocer cualquier tipo documental, por ejemplo, distinguir si un documento es una factura, o un contrato.

Extracción de datos: Athento extrae información de los documentos. Por ejemplo, puede extraer el nombre del proveedor de una factura. Esta información queda disponible para ser usada por el sistema de información de la organización.



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