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La agencia de normalización Aenor en su página de referencia a las normas ISO de gestión documental recoge:

En todas las organizaciones, tanto si son del sector público como del sector privado se crean documentos como parte integral de los procesos de negocio y como evidencia de las actividades que se han realizado. En un mundo en trasformación hacia la sociedad digital los documentos del siglo XXI cada vez se parecen menos a los documentos en papel que nos acompañan durante siglos, pues también pueden ser documentos electrónicos, sms, registros en una base de datos o un correo electrónico. Otras de las características de esta sociedad es la trasparencia que exigimos a nuestras organizaciones. A las administraciones públicas por parte de los ciudadanos que queremos conocerlas decisiones y actuaciones que nos afectan, y a las empresas privadas por las distintas partes interesadas que pueden ser accionistas, clientes, proveedores, etc.

La tecnología, que ha llegado para quedarse, nos ha facilitado enormemente la creación y manejo de la información en las organizaciones; pero nos plantea al mismo tiempo nuevos desafíos y retos.

La gestión documental se asienta en unos sólidos principios basados en la experiencia de siglos en la gestión de documentos en papel unida a las nuevas prácticas que nos exige el mundo digital.

La gestión de documentos contribuye al incremento de la eficiencia y la productividad de las organizaciones, y facilita:

  • Realizar sus actividades de manera eficaz, ordenada y responsable.
  • Respaldar y documentar la toma de decisiones.
  • Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios
  • Proporcionar protección y apoyo en litigios.
  • Proteger los intereses de la organización, de sus empleados y sus clientes.
  • Aporta evidencias de sus actividades, manteniendo la memoria corporativa.

La adopción de un sistema de gestión es una decisión estratégica en la dirección de la organización. El diseño y la implementación de un sistema de gestión documental afecta diferentes necesidades, objetivos, servicios que proporciona, procesos que emplea, tamaño y estructura. 


Para lograrlo las organizaciones deben establecer y llevar a término un programa de gestión de documentos que incluya los siguientes principios:

  • DETERMINAR
    • los documentos que deben ser creados en cada proceso y qué información es necesario incluir en ellos.
    • los metadatos que se deben crear con cada documento y en los procesos documentales y cómo deben ser vinculados y gestionados de forma constante.
    • los requisitos para la recuperación, uso y transmisión de los documentos entre procesos y otros usuarios, y durante cuánto tiempo deben mantenerse para satisfacer esos requisitos.

  • DECIDIR
    • la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados y capturados y las tecnologías aplicables.
    • cómo organizar los documentos para satisfacer los requisitos de uso.

  • VALORAR los riesgos por fallo para los documentos vitales de cada actividad.

  • CONSERVAR los documentos y hacerlos accesibles en todo momento, para cumplir con los requisitos de la organización y las expectativas de la colectividad.

  • CUMPLIR con los requisitos legales y reglamentarios, y con las normas y políticas organizacionales aplicables.

  • ASEGURAR la conservación de los documentos en entornos seguros.

  • IDENTIFICAR y evaluar las oportunidades para proporcionar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones resultantes de una mejor creación o gestión de los documentos.


COMUNICADOS



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