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Gestión documental

El uso de los documentos, ya sean impresos o electrónicos, permite llevar a cabo a las entidades sus actividades de manera ordenada y responsable. Pero:

- ¿Tienen establecidos criterios lógicos de clasificación y almacenamiento para su rápida recuperación?
- ¿Cuentan con sistemas de control de acceso según las responsabilidades del personal?
- ¿Han valorado los riesgos y consecuencias de la desaparición de la información almacenada en sus documentos?
- ¿Están establecidos los procedimientos de trabajo de su entidad, los formatos de documentos, sus versiones y los flujos de tareas?

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Automatización de Procesos



Si han respondido SI al menos a una de las preguntas, es que son conscientes del valor de la gestión documental y del ahorro de tiempo y dinero que eso supone. Enhorabuena. Tienen plantados los cimientos para mejorar la eficiencia, eficacia y ser más competitivos.

La gestión documental hace posible la continuidad y la evidencia de las actividades de las entidades. También permite a las organizaciones potenciar y capitalizar el valor de sus recursos de información y de conocimiento, convirtiéndolos en activos comerciales. Las herramientas que ofrecen las tecnologías de documentación permiten potenciar la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información.

Bibliodoc Servicios Documentales pone a su disposición gestión documental, de la información y del conocimiento, y RR.HH. especializados.

Circuito documental

Nuestros equipo afronta cualquier fase del proceso documental:

 

Cataloga, clasifica, indiza, realiza resúmenes o abstracts de los documentos pertenecientes a una colección. Controla y mantiene el registro de autoridades u otros vocabularios controlados, proceso técnico. Áreas de Gestión de contenidos y del conocimiento y análisis y representación de la información para:

  • Realiza el análisis documental en cualquiera de sus fases.
  • Identifica los elementos de información que caracterizan un documento y transcribirlos en un sistema de descripción aplicando normas.
  • Controla la homogeneidad formal de los datos en función de las normas establecidas.
  • Traduce a un lenguaje documental los conceptos principales de un documento; mediante la utilización de sistemas de clasificación, listados de autoridades, tesauros, etc.
  • Selecciona los sistemas de indización y clasificación más pertinentes para los documentos que integran la colección.
  • Elabora los lenguajes documentales necesarios: vocabularios controlados, tesauros, sistemas de clasificación temáticos o de funciones, garantizando su coherencia y actualización.
  • Elabora directrices y normas relativas al proceso descriptivo.
  • Crea los registros de autoridad de personas, entidades temporales o permanentes, títulos uniformes, títulos de serie y materias.
  • Utiliza metadatos para el análisis documental.
  • Mantiene y depura el catálogo.
  • Controlar la coherencia y pertinencia de los listados de autoridades utilizados en el catálogo del Centro.
  • Elabora resúmenes analíticos o comentarios críticos.
  • Realiza el proceso final de los documentos: signatura topográfica y ubicación del ejemplar en los depósitos.
  • Analiza y referencia sitios web para un directorio.
  • Mantiene y actualiza las bases de datos documentales de la unidad de información.
  • Participa en grupos de discusión sobre lenguajes documentales con el fin de normalizar y coordinar el uso de estos.
  • Mantiene una continua revisión y actualización de las políticas, herramientas y procedimientos en uso.
  • Diseña/Supervisa la web semántica.
  • Selecciona los lenguajes semánticos y estándares más pertinentes para el enriquecimiento de la web del Centro y supervisar su uso y aplicación

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