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12MAR2018lunes

La Gestión de Activos Digitales

Última actualización 6 de Marzo de 2018/0 Comentarios
URL: http://www.bibliodoc.com/es/nov-999-noticias/3963-la-gestion-de-activos-digitales

Un activo digital es un archivo de imagen, audio, vídeo, presentación, power point, ficheros html, animaciones, etc., u otro fragmento de contenido enriquecido reutilizable que una organización usa en las aplicaciones de la empresa.


Los Sistemas de Gestión de Activos Digitales permiten que los usuarios creen, busquen y vuelvan a utilizar con facilidad activos digitales existentes dentro de la organización.

El objetivo fundamental del uso de Sistemas de Gestión de Activos Digitales es la posibilidad de que el personal de la entidad donde se implante pueda recuperar de manera eficiente, rápida y precisa el activo digital que necesite. Los Sistemas de Gestión de Activos Digitales se pueden configurar de diferentes maneras para atender diferentes prioridades, pero en todos los casos, las mismas tareas y características clave trabajan juntas para crear un sistema eficaz que gestione los activos de principio a fin.

Todos los sistemas de gestión de activos digitales cumplen las mismas tres funciones principales: selección y clasificación, preservación y acceso.

 

Selección, descripción y clasificación

Se ha de seleccionar qué documentos son relevantes y deseamos mantener para ser reutilizados. Una vez seleccionados, se han de describir y clasificar para así poder recuperarlos posteriormente de manera eficiente y efectiva. Para ello :

Se les ha de asignar un título único para poder identificar cada fichero y asegurarnos de que no hay dos documentos con el mismo nombre.

También se ha de hacer una descripción, usando un vocabulario controlado para etiquetar los documentos, de manera que mediante esta serie de términos seamos capaces de crear una descripción concisa del documento.

Los datos a cumplimentar por cada fichero son, como mínimo: título, descripción, proveedor, autor, tipo de activo (lista controlada de identificación según sea audio, vídeo, imagen y multimedia) y control de derechos de autor. De este modo, con una terminología controlada se asegura que dichos documentos se ordenan de manera que nos permitan su fácil localización y nos ayude a identificar cuáles de nuestros documentos son los más relevantes.

Los Sistemas de Gestión de Activos Digitales nos permiten estructurar los documentos en bibliotecas de trabajo, colecciones y álbumes.

 

Preservación

Necesitamos preservar lo que elegimos mantener, manteniéndolo a salvo contra el fuego, el agua, el robo y los estragos del tiempo. En el entorno digital, también necesitamos mantener nuestros documentos seguros contra la eliminación accidental, la corrupción de ficheros y la obsolescencia. En la gestión de activos digitales, la preservación implica consideraciones de hardware, media y formato, de lo cual se encarga el propio Sistemas de Gestión de Activos Digitales.

 

Acceso

Una colección de documentos sólo es relevante si podemos recuperarlos de forma eficiente y precisa. Nombrar, describir, clasificar y ordenar los documentos son las primeras consideraciones para identificar los ficheros, rastrear sus ubicaciones y ayudarnos a encontrar justo el documento que más encaja en nuestra búsqueda. Sin embargo, la mayoría de las colecciones de activos digitales son demasiado grandes para depender únicamente del nombre y la clasificación para ayudarnos a acceder a lo que necesitamos, por lo que también se describe con un vocabulario controlado, palabras clave y etiquetas para clasificar los documentos, y así hacer más sencilla su recuperación.

Para que cualquier sistema de catalogación tenga éxito, la estructura, los nombres y las etiquetas deben ser estandarizados y controlados. Una ventaja adicional al uso de estándares es que otros pueden contribuir o acceder al archivo según sea necesario. Cabe destacar que es necesario enseñar a todos los usuarios del Sistema de Gestión de Activos Digitales a acceder al mismo, y de este modo garantizar el correcto uso y funcionamiento del mismo, así como proteger el legado del archivo; si sólo una persona entiende cómo se gestionan los documentos, el conocimiento sobre los activos va con la persona.

 

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