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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA

16 de Enero de 2013 en transporte,limpieza,archivo,proceso técnico,inventariado de fondos,descripción,ministerio de hacienda

Proyecto para tratamiento archivístico integral




En primer lugar fue necesario el traslado de la documentación desde su ubicación actual hasta el local de trabajo. Fueron originalmente 1.500 cajas de mudanza de múltiples tamaños, configuraciones y pesos. Las cajas/contenedores se transportaron atendiendo a un orden cronológico por años completos, comenzando en 1985 y se continuó con años sucesivos para optimizar la gestión y el tratamiento de la documentación. 

 

Ejecución del tratamiento documental

 

Las actividades a realizar de cara al proceso de tratamiento documental fueron las siguientes, realizándose de modo simultáneo:

 

1.-Identificación de los órganos productores, recogiendo competencia y función.

 

2.-Identificación de las tipologías documentales que forman parte de los expedientes.

 

3.-Identificación de las series documentales, entendidas como el conjunto de documentos que responden a un mismo tipo documental, producido por un mismo organismo en el ejercicio de una función determinada.

Se clasificarán y ordenarán las series documentales siguiendo los principios de la disciplina archivística de respeto a la procedencia y el orden original de los documentos.

Estas tareas se irán realizando paulatinamente según se avance en el trabajo con la documentación, siendo el resultado la elaboración de un Cuadro de Clasificación que reflejará el fondo documental y aportará los datos esenciales de su estructura.

 

4- Limpieza y expurgo de documentación

Además de la limpieza de elementos dañinos para los documentos (gomas, fundas de plástico, clips, etc) y de aquellos documentos de apoyo informativo que pudieran existir, procederemos al expurgo de la documentación.

Se eliminarán copias y duplicados que no sean originales y aquellos documentos por cuyo valor informativo deban conservarse tan sólo en fichero electrónico.

Antes de eliminar la documentación de apoyo informativo se medirá en términos absolutos y relativos (porcentuales) la proporción de documentos de archivo y documentación de apoyo, emitiendo los correspondientes informes.

 

5 Organización y clasificación de la documentación.

El expediente debe tener una estructura lógica, coherente y cronológica. Así mismo, debe ser ordenado de acuerdo a los procedimientos administrativos, los reglamentos y los criterios que se hayan establecido.

Se formarán las unidades documentales que constituyen cada serie y reagrupación de documentos correspondientes al mismo trámite. Se identificarán dichas unidades documentales e introducirán las mismas en una camisa/carpeta de papel, en la que constará el número de orden de la unidad documental dentro de la caja de archivo normalizada.

 

6 Descripción

Se realizará la Descripción de las unidades documentales contenida en cada unidad de instalación, siguiendo las normas de descripción aplicadas al proyecto.

 

7 Encajado

Instalación de las unidades documentales en caja de archivo normalizada en la que constará la signatura.

 

8 Signaturado

Signaturización y colocación.

 

 

Devolución de la documentación: a su ubicación de origen pero en soporte normalizado y referenciado el contenido. Volvieron 3.500 cajas de archivo normalizado, con más de 7.500 referencias descriptivas.


Última actualización 16/01/2015 16:17:31


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