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MINISTERIO DE INDUSTRIA, COMERCIO Y TURISMO

2 de Septiembre de 2020 en ministerio de industria,archivo,proceso técnico

Archivo Central


Ordenación, preparación y elaboración de relaciones de entrega de los expedientes generados por  la Subdirección General de Fomento de la Sociedad de la Información y sus organismos predecesores (desde el año 2000) para su transferencia al Archivo.

De acuerdo con la legislación vigente en materia de gestión documental de las Administraciones Públicas esta documentación debe ser transferida al Archivo Central del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

Una relación de entrega es un documento que se utiliza en los envíos de documentos de un archivo emisor a un archivo receptor y sirve para transferir la propiedad de los documentos. Esta relación de entrega tiene tres partes diferenciadas:

  1. En la primera aparece la información del archivo emisor.
  2. La segunda muestra la información referida a las series que se van a transferir.
  3. En la última aparecen las firmas del archivo emisor y receptor.

El objeto del proyecto se concreta en:

1. Revisión de la documentación que se va a transferir:

      Comprobación de los expedientes y limpieza de elementos perjudiciales para su conservación (clips, plásticos, gomas, etc.).

      Cotejo de la información contenida en los expedientes con la información de la relación de entrega y, en su caso, corrección de errores (contenido y fechas).

2. Instalación y ordenación de la documentación:

      Cambio de unidad de instalación de la documentación.

      Instalación y ordenación de los expedientes dentro de la unidad de instalación.

      Anotación en la relación de entrega de los datos relativos a número de unidad de instalación de la transferencia y número de expediente dentro de la caja.

      Numeración de las unidades de instalación.

      Traslado y ubicación de las cajas, en su caso.

 3. Grabación de las relaciones de entrega en un instrumento de control y su posterior grabación y/o volcado a la aplicación informática del Archivo Central:

 4. Comprobación de errores y control de calidad. deberá llevarse a cabo un control de calidad consistente en la revisión de 1 de cada 10 cajas comprobando la exactitud entre los datos recogidos en la relación de entrega y el contenido de la caja.


Última actualización 08/10/2020 15:20:45


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