COMUNIDAD DE MADRID

El objeto del proyecto es la digitalización de expedientes con documentación grapada, algunas con hojas a doble clara.

Datos iniciales:

Actualmente el archivo de expedientes es impreso en papel y manual, ordenado en cajas de archivo definitivo. Por falta de espacio y evolución al sistema digital se van a digitalizar los expedientes que actualmente se encuentran en formato físico.

El objetivo es digitalizar cada expediente en un único fichero inicial en formato pdf identificado con el número del expediente y leíble con OCR.

Los trabajos se realizarán fuera de las instalaciones del cliente, trasladando la documentación. Está estimada la digitalización de 2.000.000 de imágenes

TAREAS AUXILIARES DE ARCHIVO

* TRATAMIENTO PREVIO: identificación de los expedientes de cada serie documental, y tratamiento en orden correlativo.

Control, orden e identificación de expedientes y soportes de archivo ya tratados para evitar duplicidad de trabajos.

* MANIPULACIÓN: retirada de grapas, clips y todo material que imposibilita la digitalización masiva.  Separación de expedientes con folios blancos.

Identificación de hojas a doble cara con pos-it o folios de colores.

Control de expedientes para el traslado y recepción con el centro de digitalización

TAREAS TÉCNICOS DE DIGITALIZACIÓN

 Antes de iniciar el proceso, se cerciora de que todo el expediente está libre de elementos extraños (grapas, clips, gomas, etc.)

 * DIGITALIZACIÓN:

- 300 dpi  

- Formato Pdf/A buscable con OCR.

* NOMBRAMIENTO: nombre de cada fichero multipágina con el número del expediente. Si se localizara expedientes partidos físicamente, se fusionarían los ficheros en uno solo.

* RECOLOCACIÓN: ubicación de cada expediente en su lugar original.

*  CONTROL DE CALIDAD de todas las imágenes resultantes y subsanación de errores si los hubiera.

* ENTREGA DOCUMENTOS DIGITALES: una vez digitalizada y nombrada toda la documentación se entregarán o a través de dispositivo externo facilitado por el cliente (Dvd’s, disco externo, etc.) en base a sus requerimientos.

*  BORRADO DE FICHEROS ORIGINALES: durante el proyecto se guardará una copia de los expedientes digitalizados. Antes de finalizar el proyecto y antes de retirar los equipos, bajo la presencia de personal del cliente se procederán a borrar todas las copias