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28 de Junio de 2021 en gobierno de españa,archivo,base de datos documental,acceso al documento,automatización

Asistencia técnica para el tratamiento de fondos de archivo de gestión al archivo central


Gobierno de españa

El Archivo Central del Ministerio conserva los documentos que son transferidos por los distintos Archivos de Gestión, coordina y controla el funcionamiento de éstos y les proporciona el asesoramiento técnico necesario para conseguir la correcta conservación y tratamiento archivístico unificado de la documentación, en materia de transferencias preceptivas y periódicas de documentos; régimen de acceso y, en general, la coordinación de cuantos trabajos archivísticos sean necesarios.

El Archivo Central ejercerá de manera exclusiva el servicio de archivo, pudiendo recabar si fuera necesario toda la información requerida de las unidades administrativas tramitadoras de los documentos con el fin dar traslado de la misma a la persona física o jurídica que solicita el servicio.

  • Traslado de 430 m/l de unidades de instalación desde el depósito a la sala de trabajo
  • Identificación de las series documentales que aparezcan
  • Realización de la ficha identificativa de cada serie.
  • Retirada de materiales nocivos, elementos metálicos y plásticos. Grapas se mantienen.
  • Retirada de carpetas iniciales y sustitución por subcarpetas.
  • Descripción a nivel de unidad documental compuesta (expediente) de toda la documentación (en BD final Access)
  • Grabación en base de datos: año, título, ubicación, número de expediente, descriptor geográfico y onomástico
  • Reubicación en cajas normalizadas
  • Control de calidad
  • Resolución de incidencias

Los trabajos estarán dirigidos por la archivera responsable del Archivo Central, que establecerá los criterios técnicos necesarios y realizará las correspondientes transferencias al Archivo Central, a través de la aplicación ofimática.

La transferencia de documentos es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los archivos de gestión al Archivo Central y a los Archivos del Estado, en aplicación de la normativa estatal vigente. Su objetivo final es lograr que el Patrimonio Documental reciba el tratamiento archivístico adecuado por el personal especializado de los Archivos del Estado y evitar la acumulación de documentos en las oficinas.

 A tal efecto, la Secretaría General Técnica aprobará un calendario anual de transferencias al Archivo General, previo informe del Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio. Las transferencias anuales de documentos de los archivos de gestión se realizarán según las instrucciones técnicas que la Secretaría General Técnica dicte a tal efecto e irán acompañadas de una copia de los instrumentos de control que los describan (ficheros, índices, etc.), en papel o soporte informático, y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la recuperación de los mismos.

 Mediante resolución de la Subsecretaría se podrán fijar criterios y protocolos para realizar las transferencias desde los archivos de gestión. No se aceptarán transferencias que no cumplan con tales requisitos, siendo devueltas las series documentales afectadas al archivo de gestión correspondiente.


Última actualización 18/06/2021 17:03:30


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