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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA

1 de Abril de 2015 en atención usuarios,valoración de series,archivo,acceso al documento,descripción,ministerio de hacienda

Establecimiento de un sistema archivístico que garantice la correcta gestión de documentos, fondos y colecciones, producidos o reunidos en el ejercicio de las funciones atribuidas al organismo.


Objetivo principal: mejorar la gestión documental y de archivo.

El establecimiento del sistema archivístico del cliente permitirá una adecuada organización de su patrimonio documental para optimizar el tiempo y los recursos que la organización emplea en la determinación de precedentes y en la verificación de proyectos, concluidos o pendientes, a la hora de decidir nuevas líneas de actuación; asegurar la transparencia a la hora de proporcionar respuestas a requerimientos de los ciudadanos o a las demandas de orden judicial o administrativo, y preservar mejor la memoria colectiva de la organización. Estos fines se alcanzarán mediante la mejora de la política de remisión de documentos al archivo General o la puesta en marcha de modernos archivos de oficina gestionados por personal de las unidades administrativas, previamente formados y equipados con manuales de archivo.

Se consideró necesario abordar para el periodo 2014/2015 una política coherente y global de tratamiento que permitiera mejorar las capacidades de gestión archivística y documental de su personal y liberar espacios necesarios para otros usos.

Los Objetivos específicos,  realizados a lo largo de este proyecto han sido:

  1. Controlar en su totalidad la documentación custodiada por el Archivo Central de la organización en sus diferentes ubicaciones
  2. Controlar la documentación de los diferentes Archivos de Oficina de las distintas Áreas de la Organización, que han finalizado su fase activa y que solicitan transferir al Archivo Central.
  3. Conocer la realidad actual del Archivo Central, tanto en su situación física como de desarrollo de las tareas y procesos archivísticos para una gestión documental óptima, aportando soluciones para la gestión de éste.
  4. Comenzar a realizar el tratamiento archivístico de las series documentales con mayor número de consultas.
  5. Iniciar los estudios de valoraciones de series documentales producidas  en el desarrollo de sus funciones desde su origen a la actualidad.
  6. Optimizar espacios
  7. Estudio y descripción de sus series documentales mediante herramienta de descripción conforme norma ISAD (G) para personal de la Administración General del Estado.

 

Las tareas efectuadas fueron:

  • Unificación y tratamiento técnico de las series documentales.
  • Limpieza, ordenación, encajado, estanteado y signaturado de expedientes.  
  • Mapeado de depósito del Archivo Central
  • Realización de resolución de dictamen.
  • Elaboración de expediente de eliminación de las series dictaminadas.
  • Reorganización, descripción y tratamiento técnico de la documentación a conservar de las series valoradas.
  • Creación de borrador de un cuadro de clasificación orgánico-funcional. 
  • Establecer calendario de conservación. 
  • Servicio de consulta o préstamo de documentación. 
  • Formación teórica-técnica a los empleados del cliente.


Última actualización 03/02/2020 17:18:29


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