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COMUNIDAD DE MADRID

14 de Septiembre de 2016 en atención usuarios,servicios administrativos,repositorio digital,archivo,comunidad de madrid,base de datos documental,proceso técnico,acceso al documento,servicios documentales,digitalización

Archivo de expedientes de personal, tratamiento y digitalización


                                                                                           

Para aprovechar las ventajas que ofrecen las TIC se apoya al cliente para el trasvase a un sistema de gestión documental electrónico. Se va a trabajar sobre un fondo de archivo de 100 metros lineales, y la base la forman unos 3.500 expedientes personales.

         El procedimiento incluirá como mínimo los siguientes puntos:

 

  • Revisión y preparación de la documentación a digitalizar. Incluye la limpieza de elementos inadecuados como grapas, clips, canutillos, etc. y separaración la documentación a eliminar como fotocopias, etc.
  • Parametrización del proceso de captura con la máxima calidad de las imágenes.
  • Captura de documentos
  • Visualización y corrección de imágenes antes de su procesamiento
  • Adjudicación de nombre de archivo. Codificación
  • Procesamiento de imágenes en formato PDF
  • Personalización del archivo PDF:
  • Seguridad a partir de protección por contraseña y la aplicación de diversos permisos: impresión, edición, copia, apertura etc.
  • Creación de índices mediante marcadores y vínculos que faciliten el acceso al contenido y la navegación por el documento
  • Indexación de los documentos escaneados, con revisión del proceso y corrección de errores.
  • Comprobación de las imágenes escaneadas con los datos indexados
  • Recolocación de la documentación en su soporte original
  • Actualización de Bases de Datos o Gestor Documental de trabajo.

La implantación del sistema de gestión documental junto a la automatización y digitalización permitirá conseguir entre otros los siguientes objetivos:

    • Incremento de la productividad de empleados, reducción de costes de gestión de la información.
    • Mayor control, organización y actualización permanente de grandes flujos de información.
    • Disposición de forma inmediata y permanente de datos en entornos compartidos de usuarios.
    • Tramite de expedientes sin manipulaciones laboriosas ni recuperaciones en soporte papel.
    • Creación de expedientes digitales a partir de documentos en soporte papel y electrónico, accesibles on-line desde diversos departamentos.
    • Mayor nivel de protección y seguridad de los datos, al quedar los accesos a la información restringidos por usuario o grupos de usuarios, garantizando la seguridad de los contenidos, las reglas de acceso y el cumplimiento de las directivas de gestión de registros de acuerdo con los imperativos legales.
    • Disminuir el movimiento de documentos en soporte papel que contienen información crítica, reducción de pérdidas o deterioros de estos documentos.
    • Aceleración del ritmo de los trámites administrativos mediante la automatización de los procesos.
    • Mejora de atención a los empleados, al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible, y posibilitar la Administración Electrónica extremo a extremo.
    • Posibilitar el cumplimiento estricto e incondicional de las medidas de custodia que el expediente electrónico requiere.
    • Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Acceso más rápido al evitar traslado físico y búsqueda.
    • Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. Los documentos al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, optimizan su búsqueda.
    • Reducción de los costes de archivado. En el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario.
    • En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción de costes en varios sentidos:
      • Ni se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
      • El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.
      • Acceso concurrente a un documento. Disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).

                                                                                                         


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Última actualización 17/04/2018 18:51:05


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