La documentación suele estar encajada y organizada por Dirección General, pero no se encuentra agrupada por serie documental. Hay documentación de Secretaría General, Dpto. Jurídico, Formación, Empleo...

 Volumen:

• Depósito 1: 17 estanterías con 5 baldas cada una=  85 baldas
•  Depósito 2: 14 estanterías con 5 baldas cada una=  70 baldas
•  Depósito 3: estanterías y baldas indeterminadas, documentación por el suelo,  baldas vacías, u ocupadas con otros materiales promocionales.

Tareas:

Identificar la documentación, su órgano productor y las series documentales.  Agruparla en base a los requerimientos del cliente (serie, año). Describir y grabar la información pertinente para su búsqueda, instalar en soporte normalizado retirando los materiales nocivos para su conservación. Colaborar en el mantenimiento del cuadro de clasificación del archivo.

1.- El Tratamiento Archivístico: Las tareas a desarrollar relativas a este aspecto consisten en: la identificación, clasificación, ordenación, instalación, descripción e informatización de los documentos.

1.1.- Identificación de las Series Documentales a inventariar: Esta tarea comprende dos aspectos: por un lado, se trata de identificar al órgano productor y el tipo documental en cuestión, y por otro lado, si durante la realización de esta operación se encuentran documentos producidos por otro órgano se procederá a separarlos y agruparlos en su correspondiente órgano productor.

1.2.- Clasificación de las series documentales: Esta operación consiste en agrupar cada unidad documental dentro de la serie que, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación funcional del cliente, le corresponde, o actualizar el existente.

1.3.- Ordenación  de las unidades  documentales: Esta tarea se ha de realizar  en dos niveles

•  En el primer nivel, la ordenación consistirá en reunir dentro de la misma serie documental, todas las unidades documentales que como consecuencia  de su actividad, las unidades administrativas que integran o han integrado el organismo, hayan generado en relación con el fondo en cuestión, y que por su tipología o asunto se repiten en el tiempo.

 A  la  vez  que  se  agrupan  las  unidades  documentales  en  su  correspondiente  serie,  se ordenan dentro de la misma, de acuerdo con unos parámetros cronológicos, temáticos, alfabéticos, etc.,  según la naturaleza de los documentos.

•  En el segundo nivel, la ordenación consistirá en descender hasta la unidad documental, y proceder a separar los documentos  que no guarden íntima relación con la unidad documental en cuestión,  realizando  un expurgo  de los duplicados  y de la documentación  de apoyo informativo, previa autorización del responsable del contrato.

1.4.- Instalación: La instalación comprenderá el signaturado de carpetillas, encajado de los documentos   y  su  colocación  en  las  estanterías  de  los  depósitos o en contenedores para custodia externa.  Para  el  encajado  de  los documentos se utilizarán cajas de cartón normalizadas.

 Estas tareas se realizarán en dos niveles:

• En el primer nivel,   las unidades documentales  se introducen en una carpetilla y ésta a su vez  dentro de una caja normalizada, a la que se le asignará, dentro de cada unidad documental un número de orden dentro de su caja, de forma que en una caja sólo podrá haber documentación de una única serie documental.
• En el segundo nivel, se le asignará a cada caja, en concepto de unidad de instalación, un número comprendido entre el cero y el infinito. Este número, permitirá identificar el lugar que ocupa una determinada caja en el depósito del Archivo.

1.5.- Descripción  de los documentos:  Consiste  en cumplimentar  una ficha de toma de datos con los campos del programa informático, en el que posteriormente se grabarán los mismos con el fin de realizar el inventario general y el topográfico, cuyo objetivo es controlar y localizar los documentos que componen el fondo en cuestión.

1.6.- Informatización: Consistirá en grabar en la aplicación ofimática seleccionada, el contenido de las fichas de toma de datos citadas en el punto anterior, que se generen durante la ejecución del contrato.

Los registros informáticos de los expedientes de archivo deben incluir al menos los siguientes campos descriptivos:

• Serie documental
• Signatura definitiva de unidad de instalación
• Número de expediente
• Fecha: única o inicial y final
• Título
• Alcance y contenido si procede
• Signatura antigua si procede
• Observaciones