Gobierno de españa

Los documentos permanecen invisibles de cara a su servicio a los usuarios. Por ello, este trabajo es primordial para mejorar la atención a los usuarios que acuden a la sala de consulta del Archivo o los que solicitan la información por correo electrónico o postal.

La recuperación de esta información es fundamental para garantizar los derechos de los ciudadanos a acceder a los expedientes producidos por las administraciones públicas, bien porque tienen la condición de interesados en los mismos o bien porque están llevando a cabo alguna investigación. Las consultas de información al Archivo central superan anualmente,  unas 1000 de usuarios internos, y entre 150 y 200 de usuarios externos, por lo que es importante mejorar la descripción de los fondos documentales.

Se trata de documentación que ingresó en el Archivo Central en fechas muy tempranas, sin cumplir el requisito de elaboración de una relación de entrega pormenorizada a nivel de expediente. La documentación ocupa aproximadamente unos 300 metros lineales.

En este proyecto empleamos “Metadatos manuales”. Es necesario que se incluya, de forma manual el título, característica (Índice, Fecha Inicial, Fecha Final, Orden, Título, Signatura/Archivo, Observaciones, Pdf…). La información contenida en los metadatos manuales nos servirá en las búsquedas y consultas para recuperar los documentos.

Se hace imprescindible la elaboración de instrumentos de control documental como el cuadro de clasificación funcional y el calendario de conservación, en virtud del artículo 21 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de documentos.

Dentro de esta necesidad de contar con un cuadro de clasificación y un calendario de conservación actualizado es fundamental automatizar los instrumentos de control manuales en los que se describen y relacionan todos los expedientes que han ingresado en el Archivo. Estos instrumentos de control son imprescindibles para resolver las consultas por parte de los usuarios, tanto internos como externos. La automatización de las relaciones de entrega es necesaria para aplicar los plazos de conservación definidos en el calendario de conservación. El volcado de las relaciones de entrega es un paso indispensable para su control y transferencia al AGA o al AHN.

Las relaciones de entrega son los instrumentos de control del Archivo que se generan en el momento de la transferencia de documentación. Las elaboran las unidades de gestión, y se firman en el momento del cambio de responsabilidad de la custodia, constituyendo verdaderamente un acta de entrega. En ellas se relacionan los expedientes que son enviados al Archivo.

A día de hoy, el Archivo Central cuenta con 5.997 relaciones de entrega de los fondos documentales recibidos desde 1944 hasta la actualidad, en las que se controlan cerca de 40 kilómetros de documentación

Partimos de copia digitalizada de la documentación que se va a describir. En base a esta copia digitalizada, podemos realizar los trabajos de descripción y grabación en cualquier localización.