El traslado de las oficinas de una Secretaría de Estado a las dependencias de la sede del Ministerio  de Asuntos Exteriores plantea la necesidad ineludible de remitir toda la documentación que se conserva en el archivo de gestión de la Secretaría al Archivo General, ya que resulta de todo punto imposible trasladar toda esa documentación, a las nuevas dependencias.

Las normas de transferencia que rigen el Archivo General, exigen que la documentación que se vaya a transferir desde los archivos de gestión del Departamento esté previa y debidamente preparada para que se pueda verificar su ingreso en el Archivo, preparación que consiste, básicamente en la limpieza de los expedientes, su instalación en cajas de archivo normalizada y su descripción en la aplicación informática de Relaciones de Entrega que está disponible al efecto.

Por ello, para poder llevar adelante la transferencia de la documentación en las condiciones adecuadas se ha planteado, de acuerdo con el Archivo General del Ministerio, un plan que consistirá en la limpieza, instalación de los expedientes en cajas de archivo normalizadas, y la descripción de dichos expedientes en las dependencias del Archivo General. La documentación se encuentra en archivadores que se localizan en las dependencias de la oficina.

 Trabajos a realizar:

Trabajos de limpieza, instalación y descripción serán realizados por una empresa especializada, de acuerdo a las pautas establecidas por el personal técnico del Archivo General, y consistirá en lo siguiente:

• Numeración de los expedientes contenidos en cada caja.
• Limpieza y ordenación la documentación en expedientes y sustitución de carpetas.
• Instalación de la documentación en carpetillas para su posterior instalación en cajas normalizadas de archivo.
• Signaturización de las cajas, con número correlativo, para la confección de la relación de entrega.
• Descripción de los expedientes y grabación de la descripción en la aplicación informática de Relaciones de Entrega del Ministerio.