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TRATAMIENTO DE ARCHIVOS PERSONALES

Última actualización: 8 de Abril de 2021
URL: https://www.bibliodoc.com/es/nov-999-noticias/7248-tratamiento-de-archivos-personales

Los fondos personales son elementales en investigación, y su interés ha despuntado en los últimos años.


La situación de estos conjuntos documentales está cambiando. Su número se ha incrementado considerablemente y hay mayor interés en su organización, descripción y puesta a disposición de los usuarios. Esto se refleja en las páginas web de las instituciones que los custodian.

 La documentación personal ha ido demostrando su importancia y relevancia para la investigación y se ha convertido en elemento imprescindible a la hora de abarcar y comprender la vida y obra de un autor. Los fondos personales son el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por cualquier persona a lo largo de toda su vida.

Suelen ser fondos cerrados, de carácter privado y no obedecen a un organigrama o a una normativa, sino que surgen adaptándose a las actividades de sus productores

Los archivos personales son aquellos que contienen documentación que ha sido producida, coleccionada o recibida por un mismo individuo, y que está relacionada con acontecimientos personales o en el ejercicio de sus funciones y actividades que ha realizado a lo largo de su vida, por lo que la heterogeneidad de tipologías documentales es pieza clave para este tipo de fondos.

En ocasiones, el nombre del archivo lo suele dar el propio productor del mismo, y en su contenido se puede encontrar una gran diversidad de documentación que puede presentarse en cualquier soporte, como correspondencia, recortes de periódicos, documentación laboral, civil, fotografías, registros sonoros, programas de mano, mapas, planos, diseños, dibujos, etc.,  tanto en papel como en diversos soportes y formatos y por ello también deben ser tenidas en cuenta a la hora de su organización y clasificación, de ahí su complejidad e interés en un adecuado tratamiento.

 La identificación es un método analítico que constituye la base de todo el tratamiento archivístico y sirve como soporte a las otras operaciones, como la organización y la valoración.

Además de identificar el fondo documental, se tiene que organizar (clasificar, ordenar y describir) de manera individualizada para poder difundirlo y permitir el acceso. Todos estos procesos los tiene que realizar el archivero o documentalista, por eso es importante crear instrumentos de control para que sirvan como fuente de información y nos permitan controlar los documentos que constituyen el fondo documental.

  • Inventario, clasificación e identificación del fondo
  • Detección de posibles problemas en el estado de conservación
  • Digitalización de documentos
  • Colocación y entrega de los documentos en soportes digitales y contenedores físicos adecuados para su fácil acceso y conservación
  • Introducción de datos en un programa informático

Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

    • Desde un enfoque funcional se define como la estructura jerárquica y lógica que organiza los documentos, los agrupa en series de acuerdo con su origen y por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona con los demás sin ambigüedad, de modo que la adscripción de los documentos a un grupo excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso

    • Si se respeta la unidad documental
    • Si se estructura por tipología (correspondencia, mapas, publicaciones…)
    • Si se estructura por tipo de material (fotografías, publicaciones, manuscritos...)
    • Se puede combinar la estructura mixta por la que se inclina Bibliodoc.

La consecuencia inmediata positiva de la descripción informatizada es:

  • la visibilidad de estos fondos
  • La localización de este fondo personal permite la recuperación de sus documentos
  • El consenso en la normalización, permite integrar los registros en sistemas de gestión standard.




Tags: archivos PARES cultura, automatización, conservación documental, consultoría documentacion servicios organización externalización selección personal especializado ma, expediente, gestión documental, archivos, biblioteca especializada, descripción, digitalización, documental, documentos


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