Los trabajos técnicos se realizarán sobre un fondo documental histórico datado desde 1840 hasta 1950. Se trata de documentación administrativa y técnica que refleja directamente hitos históricos del cliente, de la que no se conoce a priori su contenido. Realizaremos un tratamiento completo de la misma para dejarlo en perfectas condiciones de conservación y recuperación efectiva de su contenido. Realizaremos su análisis documental, ordenación, conservación, digitalización y puesta en servicio en software libre.

• Acondicionamiento

• Despliegue de documentos doblados, eliminación de elementos nocivos para la conservación de la documentación, tales como gomas o elementos metálicos, en los casos en que sea necesario.

• Instalación individualizada de cada expediente en carpetillas o sustitución de las existentes deterioradas, cuando sea necesario.

• Identificación individualizada de cada expediente: anotación en lápiz en la carpetilla de la descripción básica y número de registro.

• Instalación de los expedientes en cajas de archivo normalizadas.

• Numeración a lápiz correlativa de las cajas, antes del etiquetado normalizado final.

• Descripción y elaboración de instrumentos de control e información de los documentos de los mencionados fondos. 

• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación) según las normas de la teoría archivística/bibliotecaria. Realmente solo existe archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.

• Descripción de la documentación a nivel de expediente. Sobre la marcha del proyecto se puede determinar la idoneidad de descripción a nivel documento en base al avance del proyecto y el conocimiento directo de la documentación. Y es muy importante reseñar el número de documentos independientes que contiene cada carpetilla, para hacernos una idea, de cara a una futura descripción más detallada, del total de expedientes o unidades documentales simples que puede haber. Así como los diferentes formatos del material.

• Identificación de series documentales.

• Recogida inicial de los datos de descripción en programa ofimático que permita carga en base de datos seleccionada, para tener acceso lo antes posible a la información  que se encuentra en los expedientes.

• Para llevar a cabo la descripción, utilizaríamos los campos de la ficha ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística), para fomentar la normalización en los datos. Los 8 campos que nos interesaría usar en esta primera fase son los siguientes:

• ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

  Código de referencia/Signatura

  Título

  Fechas

  Volumen y soporte

   

  ÁREA DE CONTEXTO

  Nombre del productor o productores

   

  ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

  Alcance y contenido

   

  ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

  Características físicas y requisitos técnicos (estado de conservación).

 Implantación herramienta de gestión documental AtoM:

La descripción de la documentación se realizará en una herramienta de descripción y difusión archivística que reúna las siguientes características funcionales y técnicas:

• Plena adaptación a los estándares ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF.
• Integración de serie con un portal web compatible con navegadores modernos y con diseño adaptativo, donde el investigador pueda consultar la documentación sin necesidad de crear una cuenta y autenticarse. Igualmente, todas las interacciones de los usuarios registrados con el sistema (añadir, editar, eliminar, etc.) podrán realizarse a través del navegador, sin necesidad de instalar software adicional en sus equipos.
• Navegación por descripciones archivísticas, autoridades, instituciones, funciones, materias, lugares y objetos digitales. Es muy importante que ofrezca al investigador la posibilidad de autodescubrir los fondos.
• Búsquedas por texto completo y por atributos.