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09ENE2020jueves

EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN

Última actualización 7 de Enero de 2020/0 Comentarios
URL: https://www.bibliodoc.com/es/nov-999-noticias/4139-expurgo-de-documentacion

Con el año nuevo se impone una reorganización y limpieza de nuestros fondos documentales


Cada vez tiene mayor importancia la destrucción de documentos que han perdido su valor informativo intrínseco. Un proceso que debe hacerse de manera correcta y certificada. Cuando un documento deja de sernos útil y queremos deshacernos del mismo, la destrucción certificada es la mejor manera para salvaguardar su confidencialidad.

Las empresas y organizaciones están obligadas a realizar la destrucción de documentos siguiendo unas pautas y de una manera certificada para poder cumplir la nueva ley LOPD. Con el cambio de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), numerosas empresas han tenido que destruir una buena parte de sus archivos. Si queremos cuidar bien la documentación de nuestra empresa o de nuestros clientes debemos aplicar una correcta política de destrucción documental.

Las empresas generan facturas, informes, contratos, libros de cuentas, planos, material gráfico… un sinfín de archivos a organizar y gestionar. Deben de cumplir protocolos de funcionamiento; seguir un orden y una lógica en el modo de almacenar los documentos. La mayoría de ocasiones, se ven obligados a externalizar la gestión de sus documentos y deberán de hallar empresas especializadas en procesos de digitalización y asesoramiento en manipulado, almacenamiento, conservación y si procede en expurgo. A priori hay documentos que es innecesario mantenerlos ocupando un espacio vital: documentación de apoyo informativo, que se ha empleado para resolver un expediente pero que no forma parte del mismo (fotocopias, catálogos, normativas legislativas, encuestas, cuestionarios, etc).

El tratamiento inadecuado de los documentos de una empresa supone un riesgo importante si cae en manos de terceros. Las multas por parte de la Agencia de Protección de Datos si no se destruyen los documentos de manera correcta son muy elevadas. La normativa vigente en materia de LOPD nos obliga en ciertos casos a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial, así que no se pueden tirar los documentos directamente a la basura o simplemente rasgar el papel. Interesa conocer las medidas específicas de custodia archivística y eliminación de los documentos, que implica atender a las cuestiones relativas a gestión de soportes y documentos, criterios de archivo, traslado de documentos, dispositivos de almacenamiento y custodia de los soportes.

Hay una serie de puntos fuertes que se pueden extraer de externalizar el expurgo documental. En primer lugar, evita que el personal emplee tiempo de su jornada laboral en el proceso de destrucción de documentación. Además, libera espacio en las instalaciones de la empresa. Por otro lado, restringe el acceso a los documentos con posibles contenidos confidenciales. Elimina también la posibilidad de asociación de los datos de la documentación destruida, ya que las destructoras convencionales no trituran sino que rompen el papel en tiras.

Evita fugas de información por documentación no destruida depositada en papeleras o cubos sin sistema de seguridad. Colabora con el medioambiente y ahorra coste, manteniendo la trazabilidad de la documentación.

Proyectos realizados por Bibliodoc que han incluido expurgo





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