Al hilo de varios proyectos iniciados este mes para la transferencia de archivos aprovechamos para poner en orden algunas ideas al respecto.
La teoría:
La transferencia de documentos es el proceso por el que las series o fracciones de series documentales son enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con su edad y con sus condiciones intrínsecas.
La transferencia de los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las responsabilidades que les afecten.
Estas responsabilidades son básicamente:
— La responsabilidad de la custodia.
— La responsabilidad de la conservación.
— La responsabilidad del tratamiento adecuado.
— La responsabilidad del servicio eficaz a los usuarios.
— La responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.
Los documentos se transfieren:
— Del Archivo de Oficina al Archivo Central.
— Del Archivo Central al Archivo Intermedio.
— Del Archivo Intermedio al Archivo Histórico, donde los documentos que llegan serán de conservación permanente.
Beneficio de la transferencia
* Descongestiona las oficinas de documentos, con lo cual se agiliza la gestión y permite ganar espacio para los documentos que se van produciendo.
* Hace posible dar un tratamiento y servicio adecuado a los documentos en cada fase de Archivo, lo que redundará en un eficaz servicio a las unidades productoras.
La Relación de Entrega es el impreso en el que se recogen los datos de los documentos que se transfieren, y que constituye un instrumento/documento de control de la transferencia. El fin de la relación de entrega es:
— Como testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de esa parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor legal.
— Es el instrumento de control de los documentos que se transfieren.
— Es un instrumento de información, por cuanto proporciona todos los datos para la identificación y localización de los documentos.
Acceso a referencias de proyectos de archivos en proceso https://www.bibliodoc.com/es/blo-1023-clientes/tag-51-archivo