TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS

Al hilo de varios proyectos iniciados este mes para la transferencia de archivos aprovechamos para poner en orden algunas ideas al respecto.

La teoría:

La transferencia de documentos es el proceso por el que las series o fracciones de series documentales son enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, de acuer­do con su edad y con sus condiciones intrínsecas.

La transferencia de los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las responsabilidades que les afecten.

Estas responsabilidades son básicamente:

 — La responsabilidad de la custodia.

— La responsabilidad de la conservación.

— La responsabilidad del tratamiento adecuado.

— La responsabilidad del servicio eficaz a los usuarios.

— La responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.

Los documentos se transfieren:

 — Del Archivo de Oficina al Archivo Central.

— Del Archivo Central al Archivo Intermedio.

— Del Archivo Intermedio al Archivo Histórico, donde los documen­tos que llegan serán de conservación permanente.

Beneficio de la transferencia

 * Descongestiona las oficinas de documentos, con lo cual se agiliza la gestión y permite ganar espacio para los documentos que se van produciendo.

* Hace posible dar un tratamiento y servicio adecuado a los docu­mentos en cada fase de Archivo, lo que redundará en un eficaz servicio a las unidades productoras.

• Agiliza el servicio a las unidades productoras mediante la consulta o préstamo de los documentos.
• Facilita y garantiza la consulta de los documentos a los ciudadanos para la gestión de sus interese.
• Garantiza la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y al estar controlados y tratados convenientemente por profesionales.

La Relación de Entrega es el impreso en el que se recogen los datos de los documentos que se transfieren, y que constituye un instrumento/documento de control de la transferencia. El fin de la relación de entrega es:

— Como testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de esa parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor legal.

— Es el instrumento de control de los documentos que se transfieren.

— Es un instrumento de información, por cuanto proporciona todos los datos para la identificación y localización de los documentos.

Acceso a referencias de proyectos de archivos en proceso  https://www.bibliodoc.com/es/blo-1023-clientes/tag-51-archivo