Automatización de los procedimientos en el sistema de gestión de la calidad

Bibliodoc entró en contacto con el Departamento De Archivo y con el Departamento de Asesoría Jurídica, encargados de la implantación y mantenimiento de los procedimientos de gestión, para la selección de la mejor herramienta que se adaptara a las necesidades de automatización de los procesos y que se integrara con la estructura informática.

• La ISO 9001 establece los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión para garantizar la calidad del Servicio o Producto en cualquier empresa.

Analizada la situación se optó por la prestación de servicios de configuración técnica de la Plataforma Microsoft SharePoint  2013 en sus entornos y producción y la asistencia técnica para la configuración desarrollo e implantación de los procedimientos del Sistema De Gestión De Calidad del Cliente dentro de esta plataforma.

• Introducción de datos.
• Evaluar productos, proveedores y otros elementos que se requieran.
• Valorar los resultados y mejorar el flujo de trabajo de la calidad.

El alcance técnico para la ejecución se divide en una serie de tareas o actividades que incluyen los servicios de personalización, implantación y despliegue en los servidores de los productos Microsoft necesarios.

Fases:

1. Analizar los requerimientos: información global y modelo conceptual de alto nivel, requisitos del sistema.
2. Definir los perfiles de usuario y sus necesidades
3. Estructura jerárquica de sitios y realizar clasificación de documentos y de contenidos
4. Herramienta de búsqueda: nombre, metadatos, contenido. Indexación
5. Solución construida y alcance
6. Formación: administradores y usuarios

El proyecto acomete 3 hitos

1. Requerimientos funcionales e instalación
2. Construcción, integración y visualización
3. Depuración y despliegue

La tecnología Microsoft Sharepoint, proporciona el soporte para la compartición de datos en entorno web de forma segura. Enlaces con sistemas ERP: Enlaces flexibles con sistemas de gestión empresarial o ERP, como por ejemplo Microsoft Dynamics NAV, accesibles a través de la web por múltiples  navegadores y dispositivos.

Ventajas competitivas.

1. Flexible a los requisitos específicos de cada sector.
2. Bajos costes de implantación y adaptación.
3. Opcionalmente accesible por internet de forma segura.
4. Fácil de adaptar a los nuevos requisitos normativos.
5. Control y análisis de la información para la mejora de procesos.
6. Enlaces del flujo de calidad con los sistemas de gestión ERP.
7. Sencillo, rápido e integrado en Microsoft Office.