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08OCT2020jueves

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Última actualización 8 de Octubre de 2020/0 Comentarios
URL: https://www.bibliodoc.com/es/nov-999-noticias/7217-transferencia-de-documentos

La práctica


Al hilo de varios proyectos de gestión de transferencia, ponemos en orden pautas a tener en cuenta:

Para la realización de las transferencias de documentación desde los archivos de oficina al archivo general se recomienda desarrollar las mismas siguiendo las siguientes fases:

 

 

1. Preparación de la documentación: Los expedientes o documentos deben instalarse, individualizados, en cajas normalizadas del Archivo General.

 

  1. Los expedientes, antes de introducirse en las cajas, deben estar limpios de elementos que puedan dañar el papel y aumenten el volumen inútilmente. Deben eliminarse, especialmente, los clips, gomas, canutillos, carpetas de plástico o cualquier otro elemento de este tipo. No es necesario quitar las grapas, salvo si están muy oxidadas.
  2. Se eliminarán de los expedientes todos los documentos de apoyo informativo para la gestión, y que no forman parte esencial de los mismos. Es el caso de fotocopias de boletines oficiales, publicaciones, folletos, fotocopias de artículos o libros, etc. Igualmente, se eliminarán los duplicados de documentos que puedan existir dentro de los expedientes.
  3. Cada expediente se individualizará dentro de una carpetilla de cartulina, igualmente normalizada. En ella constará, al menos, el número de expediente (el número que se le de dentro de la caja) y el año.
  4. Dentro de las cajas, los expedientes se instalarán de forma individualizada y se numerarán siguiendo un orden estrictamente correlativo, comenzando siempre con el número

2. Preparación de las Cajas

 Las cajas deben llenarse de forma adecuada, intentando que la documentación ocupe bien la caja pero de forma que los expedientes queden holgados.

  1. La ocupación ideal de la caja es, aproximadamente, de dos tercios de la misma.
    1. Las cajas no deben quedar ni muy llenas, ni muy vacías.
    2. En caso de que sea necesario, un expediente podrá quedar dividido entre dos cajas.
  2. Una vez completas las cajas, se numerarán de forma estrictamente correlativa, comenzado con el número 1, para todo el conjunto de la transferencia.
  3. En el lomo de las cajas se inscribirán los datos necesarios de la transferencia, si bien figurará ahí la menor información posible, y ninguna sobre el contenido de la documentación.

 3. Elaboración de la relación de entrega

Una vez que se han formado y numerado las cajas, debe confeccionarse la relación de entrega, que es el inventario de la documentación que se va a transferir. En dicho documento (que servirá posteriormente para localizar la documentación cuando se necesite recuperarla), se relacionarán los expedientes que contiene cada caja, con expresión de su número, fecha y breve descripción del asunto. El nivel de detalle será el que la oficina considere necesario para localizar en el futuro un expediente de forma rápida, sin tener que revisar todos los expedientes de una caja.

4. Traslado de la documentación transferida al Archivo General

 Una vez concluida la preparación de la documentación y la elaboración de la relación de entrega, se puede proceder al traslado físico de la documentación desde el archivo de oficina al Archivo General.

 Una vez instalada la documentación en las estanterías de los depósitos del Archivo General y registrada su entrada en el mismo, la transferencia se dará por concluida.

Acceso a referencias de proyectos de archivos en proceso  https://www.bibliodoc.com/es/blo-1023-clientes/tag-51-archivo





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