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17NOV2020martes

COMO AFRONTAR UNA COLECCIÓN

Última actualización: 17 de Noviembre de 2020
URL: https://www.bibliodoc.com/es/nov-999-noticias/7224-como-afrontar-una-coleccion

Partiendo de cero, como acometer el trabajo de poner a disposición de los usuarios el contenido y la información de un fondo documental


Definir el modelo del Centro que se proyecta, tipología de usuarios, los servicios que debe de prestar y como se reglamentarán, es el primer punto que se tendrá en cuenta.

 

En función de esta definición deberán establecerse los demás aspectos que constituyen los pilares esenciales sobre los que se asienta el proyecto: recursos humanos, colecciones, servicios, presupuesto, tecnología...etc. Así como la relación de la biblioteca con el centro y con la Red a la que pertenezca. Y de igual modo el ámbito de relaciones y cooperación del Centro con el entorno profesional, científico y cultural en sus distintos ámbitos.

 

Las colecciones  contienen los documentos generados y recibidos a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte. Así nos encontramos gran diversidad de tipos documentales: textos manuscritos, autógrafos y mecanografiados, recortes de prensa, cartas , carteles, folletos, fotografías de exposiciones, vídeos, discos, archivos digitales,  revistas de época, libros, documentos oficiales, actas, etc. Para poner todos estos materiales a disposición de los investigadores se realizan las siguientes tareas.

 

Fase 1.- Acondicionamiento:

La preservación de los fondos es el principal cometido del proyecto. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados

 

NECESIDADES

 

Estructurales

  • Un espacio adecuado de preservación
  • Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
    • Mantenimiento y control de las instalaciones de la colección, (estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
    • Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
    • (Restauración de documentos deteriorados)
    • (Reproducción de la documentación más representativa)
  • Armarios compactos o baldas con diferentes dimensiones donde soportar los fondos, instalación de los documentos.
  • Diferentes materiales de conservación para mantener en buen estado los fondos tratados
  • Sala de trabajo para la descripción, y manipulado de los ejemplares

 

Documentales

  • Análisis:
  • Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación) según las normas de la teoría archivística/bibliotecaria. Realmente solo existe la colección cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles y publicaciones.
  • Codificación para los tipos de documento
  • En un archivo los elementos constitutivos son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mínimo que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado, siempre posee un carácter unitario que sólo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompañan.

Fase 2.- Acondicionamiento, descripción y auditoría técnica: La preparación inicial favorece al proyecto dando agilidad para conocer realmente el alcance de la documentación, su contenido y volumen y, obtenidos datos concretos, para afrontar con plenas garantías la fase 2 evaluando toda la información recogida.

  • Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
  • Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
  • Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

 

Fase 3.- Informatización.

Según los parámetros recogidos en la fase 1 y 2 su valoración, se afrontará esta fase 3.  

 

Un punto relevante es la toma de decisión, por parte del equipo técnico, es la B.D. sobre la que construiremos la información, el nivel de descripción y las unidades documentales ya cuantificadas para crear los registros informáticos y la recomendación de digitalización por la importancia o el posible nivel de consulta de los mismos.





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