El método de la grabación desde ficha, consiste en introducir la información completa de los registros sin utilizar ninguna clase de información externa, sino simplemente trasladando a la base de datos esa información desde las fichas manuales en las que se encuentra.
El trabajo de conversión del catálogo manual en catálogo online recibe muy diversos nombres, como por ejemplo, “conversión retrospectiva”, o “Retroconversión”. Pero, sea cual sea el nombre que se utilice, la biblioteca necesita pasar por un proceso de esta naturaleza si quiere aprovecharse lo antes posible de las ventajas que proporciona un sistema automático.
Mantener catálogos manuales hasta una determinada fecha, a partir de la cual se abre un nuevo catálogo (al tiempo que se cierra el manual) que contendrá los documentos nuevos que van llegando al Departamento de Adquisiciones del Centro, es la solución empleada en numerosas ocasiones. Tiene como problema fundamental que, durante bastante tiempo, la biblioteca tiene que hacer convivir dos catálogos diferentes, lo que plantea una serie de problemas de gestión, por ejemplo en lo que se refiere al control de la circulación de los documentos, que no podrá ser completamente automático. Tendrá que ser a medias manual y a medias automático. La duplicidad de catálogos parece no ser el mejor camino para culminar el proceso de automatización de la biblioteca.
Los procesos de reconversión no siempre permiten llevar a cabo un control de autoridades exhaustivo, al menos de las mismas características que el que se puede efectuar cuando se realiza una catalogación online. Por consiguiente, la Biblioteca ha decidido que no se crearán autoridades en este proyecto.
Otro factor importante es el del tiempo.
El tratamiento de los fondos documentales conlleva las actuaciones:
Normalización: Se adapta a las normas y estándares bibliotecarios más utilizados, con la vista puesta en la integración de datos provenientes de otros sistemas y es además compatible con otros aplicativos.
Las revisiones llevadas a cabo con materiales que ya estuvieran ingresados en la biblioteca pueden implicar una depuración o ampliación de la información existente en la ficha de cada documento, sobre todo en lo relativo a sus características. Un material no revisado puede tener unos datos erróneos provisionales introducidos cuando se produjo el alta del documento audiovisual en el aplicativo
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